മുഖ്യമന്ത്രി പിണറായി വിജയന്‍ സത്യപ്രതിജ്ഞ ചെയ്ത് അധികാരമേറ്റപ്പോള്‍ സെക്രട്ടേറിയറ്റിലെ ജീവനക്കാരെയെല്ലാം വിളിച്ചുകൂട്ടി പറഞ്ഞു, ഓരോ ഫയലിലും ഒരു ജീവിതമാണുള്ളത്. അതുകൊണ്ട് ആത്മാര്‍ത്ഥതയോടെ ഫയലുകള്‍ പഠിച്ച്, വസ്തുതകള്‍ അനുഭാവപൂര്‍വ്വം മനസ്സിലാക്കി നിയമം അനുസരിച്ച് ഉടനടി ന്യായമായ തീരുമാനമെടുക്കുക. പക്ഷേ, ഈ ഉപദേശം അവഗണിക്കപ്പെട്ടോ?

സെക്രട്ടേറിയറ്റിന്റെ കാര്യക്ഷമത ഉയര്‍ത്താനും, ജീവനക്കാരുടെ മനോഭാവം മെച്ചപ്പെടുത്താനും അവരെ സേവനതല്പരരാക്കാനും പല നിര്‍ദ്ദേശങ്ങളും വരുന്നുണ്ടല്ലോ. ഈ ലക്ഷ്യങ്ങള്‍ സാധിക്കാനായി തമിഴ്‌നാട് സെക്രട്ടേറിയറ്റില്‍ കുറേക്കാലം മുന്‍പ് ഈ ലേഖകന്‍ നടത്തിയ പരീക്ഷണങ്ങളെപ്പറ്റി പറയാം. അവയെല്ലാം കേരളത്തിലും വിജയകരമായി നടപ്പാക്കാന്‍ കഴിയും.

ഓരോ വകുപ്പിന്റെയും തലപ്പത്തുള്ള ഗവണ്‍മെന്റ് സെക്രട്ടറി മുന്‍കൈയെടുത്ത് ചെയ്യേണ്ട കാര്യങ്ങളാണ്, ഇവയെല്ലാം. അദ്ദേഹം ആത്മാര്‍ത്ഥത, സത്യസന്ധത, കഠിനാധ്വാനശീലം ഇവയെല്ലാമുള്ള ആളാണെങ്കില്‍ ഈ ഗുണങ്ങളെല്ലാം വകുപ്പില്‍ ജോലി ചെയ്യുന്ന മറ്റുദ്യോഗസ്ഥരിലേയ്ക്കും സംക്രമിപ്പിക്കാന്‍ പ്രയാസമുണ്ടാകില്ല.

സാധാരണയായി വകുപ്പിന്റെ സെക്രട്ടറിക്ക് വരുന്ന കത്തുകള്‍ മിക്കതും അദ്ദേഹം കാണുന്നുപോലുമില്ല. ഓരോ ദിവസവും കത്തുകള്‍ പരിശോധിച്ച് അവ പ്രതിപാദിക്കുന്ന വിഷയമനുസരിച്ച് അതതു സെക്ഷനിലേക്ക് ചുമതലപ്പെടുത്തിയിരിക്കുന്ന ഉദ്യോഗസ്ഥന്‍ എത്തിച്ചു കൊടുക്കുന്നു. വിവിധ സെക്ഷനുകളില്‍ നല്‍കുന്ന ഈ കത്തുകള്‍ ബന്ധപ്പെട്ട അസിസ്റ്റന്റ് (ക്ലര്‍ക്ക്) പരിശോധിച്ച്, കാര്യങ്ങള്‍ വിശദമാക്കി ഒരു കുറിപ്പ് തയ്യാറാക്കുന്നു. നിമയപരമായും, മുന്‍ കീഴ്‌വഴക്കങ്ങള്‍ അനുസരിച്ചും ഈ വിഷയത്തില്‍ എടുക്കാവുന്ന തീരുമാനങ്ങള്‍ സൂചിപ്പിച്ചുകൊണ്ട് ഫയല്‍, ഉത്തരവിനായി സമര്‍പ്പിക്കുന്നു. ഈ കുറിപ്പ് സെക്ഷന്‍ ഓഫീസര്‍ തന്റെ ഒപ്പോടുകൂടി അണ്ടര്‍ സെക്രട്ടറിക്ക് അയയ്ക്കുന്നു. ഇത് ഡെപ്യൂട്ടി സെക്രട്ടറി, ജോയിന്റ് സെക്രട്ടറി, അഡീ. സെക്രട്ടറി വഴി, ഉന്നത അധികാരിയായ സെക്രട്ടറിക്കുമുമ്പാകെ "പുട്ടപ്പ്' ചെയ്യുന്നു. അസിസ്റ്റന്റ് തയ്യാറാക്കിയ കുറിപ്പിനു താഴെ മറ്റുള്ളവരെല്ലാം ഒപ്പ് ചാര്‍ത്തിയിരിക്കും. സെക്രട്ടറിയുടെ ഒപ്പുകൂടി ലഭിച്ചാല്‍, അസിസ്റ്റന്റിന്റെ നിര്‍ദ്ദേശം, വകുപ്പിന്റെ തീരുമാനമായിത്തീരുന്നു. (പല ശ്രേണികളിലുള്ള ഈ ഉദ്യോഗസ്ഥര്‍ മിക്കപ്പോഴും ഒപ്പുമാത്രമായിരിക്കും സംഭാവന ചെയ്യുന്നത്. ക്രിയാത്മക നിര്‍ദ്ദേശങ്ങള്‍ വിരളം). ഫയല്‍ ഈ ഘട്ടത്തിലെത്താന്‍ പലപ്പോഴും ആഴ്ചകള്‍ വേണ്ടിവരും.

മേല്പ്പറഞ്ഞ നടപടിക്രമത്തിനു പകരം, ഓരോ ദിവസവും, സെക്രട്ടറിക്ക് വരുന്ന കത്തുകള്‍ അദ്ദേഹംതന്നെ ഓടിച്ചുവായിക്കണം. പ്രധാന കത്തുകള്‍ മാത്രം വീണ്ടും വായിച്ച് തന്റെ നിര്‍ദ്ദേശങ്ങള്‍ കുറിച്ചിടുക. ""മുന്‍ ഫയലുകളുമായി നേരില്‍ വരുക'', ""ഡിക്‌ടേഷന്‍'', ""പ്ലീസ് ഡിസ്ക്കസ്സ്'', ""ഈ വിഷയത്തില്‍ മറ്റൊരു സമാന്തര ഫയല്‍ ഇവിടെ ഇല്ലേ?'' തുടങ്ങിയവ കുറിപ്പുകള്‍ക്ക് ചില ഉദാഹരണങ്ങള്‍.

തന്റെ വകുപ്പില്‍ ദിവസംതോറും എത്തുന്ന കത്തുകളുമായി ദൃഢപരിചയം ഉണ്ടാകുന്നതോടെ, സെക്രട്ടറിക്ക് കാര്യങ്ങള്‍ നിയന്ത്രിക്കുക എളുപ്പമായിത്തീരുന്നു. ഇങ്ങനെ സെക്രട്ടറി കണ്ട് കുറിപ്പുകള്‍ രേഖപ്പെടുത്തിക്കഴിഞ്ഞുമാത്രം, കത്തുകളെല്ലാം അതതു സെക്ഷനുകളിലേക്ക് കൊടുത്തുവിടുക.

സെക്രട്ടറി, മാര്‍ജിനില്‍ കുറിച്ചിട്ടിരിക്കുന്ന നിര്‍ദ്ദേശം വായിച്ച്, സെക്രട്ടറിയുടെ മുന്‍പില്‍, മുന്‍ ഫയലുകളോടൊപ്പം ക്ലര്‍ക്കും, സെക്ഷന്‍ ഓഫീസറും, അണ്ടര്‍ സെക്രട്ടറി, ജോയിന്റ് സെക്രട്ടറി തുടങ്ങിയുള്ളവരും ചര്‍ച്ചയ്ക്ക് എത്തണം. കൂടുതല്‍ അറിവും, വിവേചന ശക്തിയും, അധികാരവുമുള്ള സെക്രട്ടറി അവിടെ മറ്റുള്ളവരോട് വിഷയം ചര്‍ച്ചചെയ്ത് നിയമസാധുത, പ്രായോഗികത ഇവ പരിഗണിച്ച് ഒരു തീരുമാനത്തിലെത്തുക. അവിടെ ഓരോ ഉദ്യോഗസ്ഥനും അഭിപ്രായം പറയാന്‍ അവസരം കിട്ടും. അങ്ങനെ വിവിധ കോണുകളിലൂടെ അപഗ്രഥിച്ച് എടുക്കുന്ന തീരുമാനത്തില്‍ എല്ലാവരും അഭിമാനപൂര്‍വ്വം പങ്കുചേരുകയാണ്.
ഇങ്ങനെ ഉരുത്തിരിയുന്ന തീരുമാനം വിശദീകരിച്ചുകൊണ്ടും, വാദഗതികള്‍ നിരത്തിക്കൊണ്ടും ഒരു കുറിപ്പ് "ഡിക്‌ടേറ്റ്' ചെയ്യാന്‍ സെക്രട്ടറി മുന്‍കൈ എടുക്കുക. കുറിപ്പില്‍ മാറ്റം ആവശ്യമുണ്ടെങ്കില്‍ മറ്റുള്ളവര്‍ക്ക് അപ്പോള്‍ത്തന്നെ അത് ചൂണ്ടിക്കാണിക്കാം. കുറിപ്പ് മന്ത്രിക്കോ, മന്ത്രിസഭയ്‌ക്കോ സര്‍പ്പിക്കുകയും ചെയ്യാം.
ഉയര്‍ന്ന ഗുണനിലവാരമുള്ള തീരുമാനം വേഗത്തില്‍ എടുക്കാനും, എല്ലാവരുടെയും പങ്കാളിത്തം ഉറപ്പാക്കാനും ഈ സമീപനം സഹായിക്കും. ചില ഫയലുകളില്‍ തീരുമാനം എടുക്കുന്നതിനുമുമ്പ് വിഷയവുമായി ബന്ധമുള്ള മറ്റു വകുപ്പുകള്‍, ധനകാര്യവകുപ്പ്, നിയമവകുപ്പ് തുടങ്ങിയവരുടെ അഭിപ്രായംകൂടി ലഭിച്ചേതീരൂ. ഇങ്ങനെ മറ്റു വകുപ്പുകളുടെ അഭിപ്രായം രേഖപ്പെടുത്താനായി സാധാരണയായി ഫയല്‍ അങ്ങോട്ട് അയയ്ക്കുന്നു. അവരുടെ നിലപാട് രേഖപ്പെടുത്തിയ ഫയല്‍ തിരിച്ചെത്താന്‍ ചിലപ്പോള്‍ കുറേനാള്‍ പിടിച്ചേക്കും. ഈ താമസം ഒഴിവാക്കാനായി, വകുപ്പിന്റെ സെക്രട്ടറിക്ക് ഒരു ചെറിയ ചര്‍ച്ചായോഗം സംഘടിപ്പിക്കാം. യോഗത്തിന് എത്തുന്നവരെല്ലാം ഫയലില്‍ തീരുമാനം എടുക്കേണ്ട വിഷയത്തെപ്പറ്റി പഠിച്ച്, തങ്ങളുടെ വകുപ്പിന്റെ നിലപാട് യോഗത്തില്‍ത്തന്നെ കാര്യകാരണസഹിതം അവതരിപ്പിക്കണം. ഇത് യോഗത്തിന്റെ "മിനിറ്റ്‌സില്‍' രേഖപ്പെടുത്തുകയും ചെയ്യും. ബന്ധപ്പെട്ട വകുപ്പുകള്‍ക്കിടയില്‍ അഭിപ്രായ സമന്വയം ഉണ്ടാക്കി, പൊതുതാല്പര്യത്തിന് അനുയോജ്യമായ ഒരു തീരുമാനത്തിലേയ്ക്ക് ചര്‍ച്ചകളെ നയിക്കാന്‍ വകുപ്പ് സെക്രട്ടറി പരിശ്രമിക്കണം. സമന്വയമുണ്ടായാല്‍ അതനുസരിച്ച് കുറിപ്പ് തയ്യാറാക്കി, തീരുമാനത്തിലേയ്ക്കു നീങ്ങാം.

ഈ പ്രവര്‍ത്തനശൈലി സ്വീകരിച്ച് ഒരു വകുപ്പു സെക്രട്ടറി ആത്മാര്‍ത്ഥമായി പ്രവര്‍ത്തിക്കുന്നതു കാണുമ്പോള്‍, വകുപ്പിലെ മറ്റു ജീവനക്കാരും ഉണരും, സഹകരിക്കും, അതോടെ ആ വകുപ്പിലാകമാനം ഒരു പുതിയ ഊര്‍ജ്ജം ആളിപ്പടരുന്നതു കാണാം.

ഓരോ ദിവസവും എത്തുന്ന ഫയലുകള്‍ അന്നന്നുതന്നെ പഠിച്ച് (വേണ്ടിവന്നാല്‍ ഫയലുകള്‍ വീട്ടിലേയ്ക്ക് കൊണ്ടുചെന്ന് ഉറക്കമിളച്ച് വായിച്ച്), തീരുമാനം എടുത്ത് അടുത്ത ദിവസം രാവിലെ തന്നെ സെക്രട്ടറിയുടെ ഉത്തരവോടെ ഫയല്‍, സെക്ഷനില്‍ തിരിച്ചെത്തണം. വകുപ്പ് സെക്രട്ടറിയുടെ കൈയില്‍ ഒരു ഫയലും ഒട്ടും താമസിക്കില്ല, എന്നു കണ്ടാല്‍, മറ്റു ജീവനക്കാരും പുറകോട്ടു പോകില്ല.

ഒരു വകുപ്പില്‍ ഇങ്ങനെയൊരു മാറ്റം ഉണ്ടായാല്‍ ആ മാറ്റത്തിന്റെ കാറ്റും, ഊര്‍ജ്ജവും സെക്രട്ടേറിയറ്റ് മുഴുവന്‍ വ്യാപിക്കാന്‍ അധികം നേരമൊടുക്കില്ല. ഒരുപക്ഷേ, കേരള സെക്രട്ടേറിയറ്റില്‍ ആത്മാര്‍ത്ഥയുള്ള സെക്രട്ടറിമാര്‍ ഇത്തരം സമീപനങ്ങള്‍ ഇപ്പോള്‍തന്നെ സ്വീകരിക്കുന്നുണ്ടാകാം. എല്ലാ സെക്രട്ടറിമാരും ഈ സമീപനം സ്വീകരിച്ച് ഫയലുകള്‍ നീക്കി ചടുലമായി തീരുമാനങ്ങളെടുക്കാന്‍ തുടങ്ങിയാല്‍ അത് ജനങ്ങള്‍ക്ക് വലിയ ആശ്വാസമായിരിക്കും.